湖南人文科技学院材料与环境工程学院

材环院政〔2018〕11号

关于发布材料与环境工程学院印章管理规定通知

学院各部门：

为深化学校内部管理体制改革，全面提升二级学院管理水平、办学效益和人才培养质量，促进教学科研和学科专业建设健康持续发展，根据《校院两级管理体制实施办法》（校政发〔2016〕51号）和《迎接省高校章程实施工作专项督导评估工作方案》（校政发〔2017〕36号）要求，结合本院实际，特制定材料与环境工程学院印章管理规定。

附件：材料与环境工程学院印章管理规定

   

湖南人文科技学院材料与环境工程学院

                               2018年9月1日

湖南人文科技学院材料与环境工程学院办公室    2018年9月1日印发

附件1：

材料与环境工程学院印章管理规定

第一章  总 则

第一条 为进一步规范和加强对印章的使用管理，特制定本规定。

第二条 本规定所称印章主要指材料与环境工程学院党总支印章、行政印章、各党支部印章、各单位（部门）印章。

第三条 本规定所称印章使用主要指公文、便函、介绍信、证明、协议书、合同书、证件、证书、奖状、重要文稿材料、申请、申报、报表等公务用印。

第四条 印章的使用和管理，必须严格照章办事，凡不符合本规定要求的，监印员应拒绝用印。

第二章 印章刻制、启用、废止

第五条 学院党总支印章、行政印章由上级组织或部门刻制或分别由校党委办、校行政办根据上级组织或部门要求刻制。各支部印章由组织部报校党委办统一刻制。各单位（部门）印章和学校财务专用章、招生专用章、合同专用章由校行政办统一刻制。其他单位、部门、个人不得自行刻制带有校名、院名的公章和业务专用章。

第六条 印章的启用和废止应由党委办或校行政办验印登记并下文方能生效。

第七条 印章停止使用时需办理验印登记发文手续，记录停用时间，留下印模后交校档案馆封存或销毁。

第八条 印章封存后不得再启用。如有特殊情况需要启用，应由校党政主要负责人审批同意。

第三章 印章管理

第九条  党总支、行政的印章由党总支组织委员、学院行政办指定专人（监印员）负责管理；各党支部的印章和各单位、各部门的印章也应安排专人（监印员）管理。管理学院党总支、各支部印章的监印员应是中共正式党员。

第十条 监印员应把印章存放于办公室保险柜内保存，不得随身携带。

第十一条  监印员用印后要及时将印章存放到保险柜内，每天下班前应认真检查印章，并锁好保险柜。

第十二条 用印必须在监印员办公室进行。严禁印章外借。如确属工作需要在监印员办公室以外地方用印，必须报请印章管理单位（部门）分管领导同意，并由监印员携印前往。

第十三条  外出会印由监印员负责，监印员外出会印要确保印章的安全。会印途中不得任意停歇、出入公共场所及其他场所；会印时监印员要在场监督，不得离开。

第十四条 套印要严格执行本规定，确保套印的安全。套印由监印员管理，存放在保险柜内；套印只限用于经领导人签发的文稿，严禁用于其他事项；套印时，监印员要进行监督，用后及时收存；套印的交换、借用要有严格审批。

第十五条 一旦发现印章有异常情况或丢失，监印员应立即报告印章管理部门领导和印章制发部门，以便及时查处和办理有关遗失手续。

第四章 印章使用

第十六条 印章的使用范围

一、学院党总支印章

（一）用于以学院党总支名义向校内、校外发送的各种公文、文书材料等；

（二）用于经党总支批准的新党员志愿书；

（三）用于出国政审；

（四）用于其他事由。

二 、学院行政印章

（一）用于以学院名义向校内、校外发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二）用于学院颁发的各种证件、证书、聘书等；

（三）用于各类需经学院批准的申请表、申报材料；

（四）用于对外联系工作的介绍信；

（五）用于以学院名义对外开具的各种证明；

（六）用于其他事由。

三、各党支部印章

（一）用于以党支部名义向校内报（发）送各种公文、文书材料等；

四、各单位（部门）印章

（一）学院行政办印章用于以办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作。

（二）各单位（部门）公章，主要用于在自己的职责范围内处理公务，向学校和校领导报呈请示、报告，证明本单位（部门）师生身份、与校内各单位联系业务工作。

第十七条 印章使用程序和批准权限

一、学院名义发出的公文，一律凭文稿上院领导签字用印。

二、各种证件，由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字后，由负责此项业务的人员在办公室用印。

三、各种证书、聘书按学院有关规定，经相应的评审机构评审或学院领导讨论确定，由主管部门列出名单、学院分管领导签字后，派专人到办公室用印。

四、对外签署的各类合同协议，经院主要领导或受委托的分管校领导签字后，方可使用印章。

五、对外发出的外文函件若需加盖学校印章，必须先由相关部门审核及其负责人签字，经院主要领导或受委托的分管校领导签发后，方可用印。

六、凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件，应按规定格式书写或打印，由单位主管领导在存底稿上签字，经办公室校核、院领导批准后用印。

七、开具学院介绍信时，必须凭单位（部门）主要负责人签名或单位（部门）证明，并经办公室主要领导同意方可使用学院印章。

第十八条 凡证明教职工身份的有关用印由行政办办理，均使用学院行政印章；凡证明学生身份的有关用印由学院学工办办理，均使用学院学工办印章；毕业生有关就业推荐证明材料用印由招生就业处负责办理，均使用招生就业处印章。

第十九条 使用学校相关印章必须由相关职能部门派人到校党委办、校行政办办理申请用印手续，教师个人和学生个人不得自行申请用印。

第二十条 监印员在使用印章时应对用印内容进行审核，若用印文件内容有误、或文理不通、打印字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字产生歧义的，监印员应向用印人和用印批准人提出，待更正后再用印。

第二十一条 使用印章应正确规范。监印员应根据领导指示或签署的意见在适当位置加盖印章，用印要清晰端正，不要少盖、漏盖，不得多盖，不得在无内容的空页上加盖印章，不得在申请用印人自己写的证明，介绍信等材料上加盖印章。

第二十二条 单位和个人所有用印都必须进行登记。登记的内容包括用印时间、用印申请人、用印事由、用印份数、审签人、经办人，用印登记簿按年度存放校档案馆。

第五章  附 则

第二十三条 其他印章的使用管理，应参照本规定执行。

第二十四条 本规定自印发之日起执行，学院原印章管理规定同时作废。

第二十五条 本规定由材料与环境工程学院党总支、院办负责解释。