2013年度档案馆述职报告
档案馆 徐益
2013年,是全面贯彻落实党的十八大精神的关键之年。本人在思想上、组织上、行动上始终如一地与党中央保持高度一致。遵纪守法,积极参加政治学习和各项活动。积极参与创先争优活动,在10月底之前就完成了省干部教育培训网络学习。学校组织的十八届三中全会精神集中学习也未曾缺席或迟到过。能认真履行职责,圆满完成年度工作目标任务。积极要求进步。有高度的事业心和责任感,良好的职业道德品质,工作勤勤恳恳、踏踏实实,任劳任怨,从不计较个人得失。工作热情高、能力较强,能主动而有创造性地开展工作。今年,仍然坚持以科学发展观为指导,强化服务理念,创新服务方式,优化服务平台,带领全馆职工紧紧围绕学校的中心工作,主要在加强档案基础管理的专业化建设,提高信息服务水平等方面呈现出亮点:
一、采取多途径提高立卷归档工作质量
1、宣传、贯彻档案管理办法。立卷归档工作是档案工作的基础,在推行部门立卷的工作中,我发现各个部门的立卷归档工作不同程度的存在一些问题。针对出现的问题,组织学习《普通高校档案管理办法》(27号令)、《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》,反复宣讲、转发中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载已发到档案管理办法尤其是档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限等相关文件。为使档案的收集更加符合立卷部门的特点,针对中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载新增的“研究生教育”等方面的文件材料归档的问题反复讨论、斟酌,多次向研究生处征求意见,最后明确了中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载研究处档案的归档范围。为指导研究生处部门立卷归档工作提供了依据。
2.加强与兼职馆员的沟通和指导。为方便沟通,我们专门建立了全校档案员QQ群。对兼职档案员和主管领导的变化情况,登记在册,保证沟通渠道的畅通。平时还注意主动与兼职档案员、教学秘书、招生就业专干取得联系,有什么疑问及时沟通。针对部门立卷提出具体的归档要求,并采取上门、电话和等方式指导各立卷部门立卷归档、使用档案管理系统等。馆通过与归档部门有关人员的多途径沟通,既促进了归档率的提高,又提高了文件材料收集的质量。之前,收集工作比较难的人事处、组织部、后勤基建处等的文件材料今年的情况都有所好转。
3、深入实地指导部门立卷。为提高部门立卷的水平,我们注意分析了立卷部门的不同特点和状况,采取多沟通、促提高的工作方式,到研究生处、宣传、统战部、学工处等部门走访,与主管领导和兼职档案员座谈,针对各个部门的特点提出归档指导性意见,介绍档案馆的相关工作流程,使各部门在了解档案工作的基础上形成立卷归档制度,到归档工作不完善的部门指导工作,协助清理积压文件,防止档案的流失。
4.分工负责 专人专管。我进一步明确了专职档案员分工负责各部门的档案归档工作,尤其是针对学生档案比较复杂的状况,由专人负责收集、整理、管理档案,并帮助与教务、学工、招生、就业、医务室等单位协调工作。
为突出案卷质量,确保规范完整。在立卷实践中,我们还注意做到“两结合”,即平时归卷与定期归档相结合,强化内部管理与加强外部指导相结合,今年,我馆共收集、整理913盒,20857件。为档案服务全校打下了良好的基础。
二、开展多方位服务,提升服务的专业水准
主要体现在校内服务和为社会服务两方面。
1.校内服务。一方面是为学校的教学科研活动提供参考,力争使信息提供工作准确、全面、及时、便捷。服务热情、态度友善,但对涉密文件严格履行相关程序,保障文件的安全;另一方面为满足退休职工办理社保的需求,我们重新将学校早期的财务档案重新整理、上架,为其提供凭证。第三,档案记载着中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载的校情校史,是中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载历史的积累,我馆为本科教学评估、校园文化建设、各种庆祝活动等提供了大量的实物、照片等档案资料。
全年共提供档案利用2183人次,提供利用纸质档案1270卷,实物54件,电子文件44件,照片225张,复印档案材料2453页。
2.社会服务。社会服务的对象主要是中国足球彩票_澳客彩票网-app官方下载的校友、毕业生用人部门、教育部学历认证中心等。毕业生成绩及学历学位认证的需求逐年增加。在提供认证服务中,我们热情周到并严格履行身份确认手续,保障个人信息的安全,公开收费制度,严格按照学校批准的项目和价格收费,提供信息真实有据,反馈信息及时,以此保证档案馆的对外公信力。在服务中因档案不全无法直接认证时,本着为学校负责,保护利用者利益的原则,多途径查找信息,最大程度地展现事实,满足利用者需求。2013年为学生提供成绩单复印164次,开具证明99次。
三、推进档案馆信息化建设
档案信息化建设是档案馆由实体管理向信息管理的需要,也是档案馆工作与学校数字化校园建设同步的需要,今年,我馆主要针对以下三方面进行信息化建设:
1.档案管理软件的应用及馆藏档案数字化。今年在进一步熟练应用档案管理软件的档案接收、档案浏览、档案检索等功能的基础上,主要针对学生成绩、录取名册等利用需求较高的档案,一来,我督促本馆自己加紧对学生成绩、录取档案扫描,同时,积极与招就处、教务处和档案系统供应商联系、协商,争取与招就处、教务处数据库对接,逐步实现电子化管理。我们还对馆藏进行具体分析,针对党群档案、行政档案、教学档案制定不同的数字化策略,实现高效利用档案的目的。
2.档案馆网站建设。我馆根据学校对二级网站管理的要求,不断完善网页,增强界面的友好性和易用性。多次与学校信息中心沟通,提出OA系统中档案管理的需求,力争完成OA系统与档案管理系统的对接,力争使档案馆网站建设与学校数字化校园建设同步进行。
另外,我们圆满地完成一年一度的全校档案工作大检查,很好地配合学校完成了各种检查、审计等工作的同时,做好了勤工助学学生的管理工作,既做到了严格要求,又体现了人文关怀,把此项工作纳入全员育人工作当中。
今年,我在娄底社科成果评选中获三等奖,还联系工作实际发表了一篇有关学生档案管理方面的专业论文。