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后勤服务总公司物资采购管理办法-湖南人文科技学院

作者:周浩时间:2012-10-17点击数:

第一章总则

第一条 为了加强对公司物资采购工作的管理,规范公司的物资采购行为,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,以提高资金的使用效率。现根据《湖南人文科技学院采购管理办法》,并结合本公司实际运作状况,特制定本办法。

第二条办法是公司物资采购管理行为的基本规范。

第二章组织机构和工作职责

第三条 总公司设立物资采购工作小组,总经理担任组长,副经理、财务部长担任副组长,各部门经理、公司国有资产管理员、公司财务部实物会计和各部门综合管理员为小组成员。

第四条 物资采购小组工作职责。

1、负责物资采购、保管、出入库管理制度和各岗位职责的制度;

2、负责物资请购计划的报批和审定,采购合同的签订;

3、负责物资采购工作的组织、监督与管理;

4、负责采购物资的验收、入库与出库领用以及物资仓储的管理;

5、负责物资采购的询价、议价、比质、比价和招标;

6、负责办公用品、劳保用品、维修材料、食堂物资、教材、药品、固定资产和各种低值易耗品以及其他需要监控物质的采购工作。

第三章物资采购程序

第五条 计划批报与审批

1、公司综合部是物资采购管理的主管部门,负责物资采购计划审批、实物验收、入库、出库、建卡等工作;

2、司属各部门根据工作需要,向公司综合部提交物资请购计划;

3、公司综合部保管员审核计划,汇总填写物资采购计划,按规定程序报送物资采购领导小组审批。(1)采购金额在500元以下的先由保管员、部门经理签字,经财务部长核实后,分管领导签字,方可购买;(2)采购金额在500元以上10000元以下的先由保管员、部门经理签字,经财务部长核实后,分管领导签字,总经理审批方可购买;(3)采购金额在10000元以上的需由司务会议研究决定,参照(2)条审批程序报批计划,并报主管院领导批准,方可实施采购。

第六条 物资采购与监督

1、公司综合部要全程参与物资的采购与供应,并对物资采购和供应进行宏观管理和指导;

2、公司财务部实物会计参与物资采购与供应,并负责进行监督;

3、司属各部门要积极支持和协助综合部搞好物资采购供应工作,不得以任何理由设卡、阻碍和影响物资的采购和供应;

4、物资采购必须按规定要求进行:一次性采购金额在1000元以下的,由综合部采购员和物资使用部门共同参与采购;采购金额在1000元以上5000元以下的,由综合部采购人员和物资使用部门共同采购,公司财务部实物会计参与并监督;采购金额在5000元以上10000元以下的,由综合部采购员、使用部门和分管领导共同采购,公司财务部实物会计参与并监督;采购金额在10000元以上,由综合部采购员、使用部门、分管领导、会计部长和总经理共同参与采购,公司财务部实物会计参与并监督;对于紧急抢修等需要立即采购的物资,当事人在电话报告相关负责人后可以先行购买,事后要及时补办相关手续。

5、参与采购的人民对所采购的物资质量与价格负有连带责任,对不符合要求与质次价高的物资要负责退换。对其未按时完成采购任务而影响生产和教学工作的,公司将按照有关规定给与经济处罚。

6、单价在10000元以上的物资采购,一般要按照《中华人民共和国合同法》的要求,签定购销合同或协议。属于控购物资的,要先行办理控购手续。

7、综合部根据批准的采购计划和要求应及时组织采购,采购前如需借款,须凭已批准的请购计划办理借款手续。

第七条 物资的入库和管理

1、采购小组负责组织对所采购物资的验收工作。验收由保管员、各部门综合管理员、财务等相关部门人员参加,对于未办理验收与入库的采购业务,财务部门不得办理相应的价款结算。

2、保管员对验收合格的物资应及时入库,并结合材料特点合理储存,分类码放。入库时填写一式三联入库单,一联留存,一联交财务部材料会计,一联随发票办理报账手续。保管员负责材料的发放保管,登记材料保管帐簿,对所保管材料的实物安全负责。

3、保管员要严格实行材料的各项收发手续,同时定期对库存材料实物盘点,并与财务部门核对,对核对不符的要查明原因,经批准后,作出相应处理。

4、保管员应熟悉各种库存材料物资的情况,发现不需用,不适用以及毁损变质的材料物资及时向领导报告。

第八条 材料的使用及核算

1、各项库存材料物资出库要办理相应的出库手续。材料领用程序为:材料使用人根据“维修单”,没有维修单的要列明材料使用地点,办理材料出库手续,各部门综合管理员核对所需材料后填写一式两联材料出库单,双方签字后一联留存,一联交财务部材料会计。

2、财务部材料会计根据材料物资入库、出库单登记各种材料的收发情况,材料明细账应序时逐笔登记各种材料的增减变动情况,并每月对库存材料进行盘点,做到账账、账实相符。

第四章质量检测

第九条 综合部质量检测员、各部门综合管理员根据上缴的“维修单”定期或不定期对维修质量进行检查。

第五章附则

第十条 本办法经公司司务会议通过,最终解释权归公司综合部。

第十一条 本办法未尽事宜,参照国家和学院相关规定实行。

第十二条 本办法自发布之日实施。

湖南人文科技学院后勤服务总公司

二OO九年十二月一日

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