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教育科学系档案收集、整理、归档工作规程

2015年05月26日 10:51 佚名 点击:[]

第一条【目的及宗旨】为建立健全我系档案资料库,提高档案归档工作水平,完善档案收集整理、整理、归档等相关工作程序,提高归档工作效率,按照学院要求,结合我系档案工作实际情况,制定本规程。

第二条【工时间及归档资料范围】每年3月底之前全面完成上一年度(财政年度)档案资料的整理归档工作。

资料范围,以学院下发的档案总目及我系编订的档案细目为准。

遇有特殊情况,归档时间及资料范围将另行通知。

第三条【基本原则】

一、分工协作原则:我系所有科室、教研室及相关人员,应在教育科学系档案工作领导小组领导下,按照任务配当计划,分工协作、各司其职,认真完成本系的档案收集、整理、归档工作。

二、完整齐全原则:在档案资料收集整理和归档工作中,应按照学院下发的档案总目,将所有档案收集齐全,完整归档。

三、规范标准原则:各种档案资料,在资料形成或制作时,应当尽量按照规范格式进行,我系所有同一类型档案资料,应当有统一标准样式。

四、效率原则:所有负责档案资料收集的人员,应在日常工作中,注意职责范围内的档案资料的留存和整理,避免因资料遗失导致的工作重复与资源浪费,避免因日常疏于留存整理导致的工作积压。

按照档案资料收集整理工作任务配档计划,责任人应在规定期限内完成资料制作或补充工作;收集人应在规定期限内完成收集工作,不得拖沓迟延。

第四条【档案工作领导小组及其职责】

我系成立档案工作领导小组,负责档案工作的统筹、领导与协调工作。人员组成如下:

组长:系主任、系党总支书记

副组长:系副主任(主管教学)、系党总支副书记(现未设)

组员:系办公室主任、系教务秘书、系学工办专职学生辅导员、教研室主任、心理学实验室主任、心理学实验室专职教师

第五条【专职档案员及其职责】

我系设置兼职档案员一名,由系办公室主任兼任,负责以下工作:

1、与学院党政办公室接洽,接受学院分配的档案工作任务;

2、按照学院指示,每年制定我系档案工作进度表;

3、按照学院下发的档案总目,结合我系实际情况,编订我系档案细目;

4、每年制定档案资料收集整理工作任务配档计划;

5、领受档案盒等用品,填写档案盒上档名、年度、流水号、保存年限;

6、填写档案档号;

7、编订案卷移交目录;

8、向学校党政办公室、学校档案馆及时移交档案;

9、保存管理我系所有档案,负责我系档案室其他工作。

第六条【档案工作小组】

我系成立档案工作小组,其成员如下:系办公室主任、系教务秘书、系学工办专职学生辅导员、教研室主任、心理学实验室主任、心理学实验室专职教师

档案工作小组负责以下实际工作:

1.在日常工作中完成职责范围内的档案资料留存工作;

2.按照档案资料收集整理工作任务配档计划,完成职责范围内的档案资料收集工作;

3.将职责范围内的档案资料进行整理整理,查漏补缺,并按照要求装订成册;

4.按照档案细目顺序将成册档案装盒,并编订卷内文件目录一式三份。

第七条【档案收集、整理、归档程序】

我系档案工作按照以下程序进行:

阶段序号

工作性质

工作内容

负责人

备注

第一阶段

准备及计划

1、接收学院任务,领取所需物品。

档案员

档案员由系办公室主任兼任

2、制定我系档案工作进度表。

3、编订我系档案细目

4、制定档案资料收集整理工作任务配档计划

第二阶段

档案资料收集

1、档案资料日常收集。

档案工作小组所有成员

2、归档时档案资料收集。

第三阶段

档案资料验收

档案资料收集人将收集档案资料移交档案员,由档案员检查是否齐全完整。不符合齐全完整要求的,退回收集人补充。

档案员及档案工作小组所有成员

第四阶段

档案资料整理

1、档案资料收集齐全完整后,由档案资料收集人按照内容及页数将档案资料装订成册。

档案工作小组所有成员

2、按照内容将装订成册的档案装入档案盒。

3、按照每盒档案内容,编订卷内文件目录,一式三份,交档案员两份,入档案盒一份。

第五阶段

汇总编号

1、填写档案盒上档名、年度、流水号、保存年限

档案员

2、档案档号

3、编订案卷移交目录

第六阶段

移交入库

1、向党政办公室移交档案,上报案卷目录

档案员

2、将档案转移入我系档案室

第八条【各办公室室、教研室、实验室档案工作任务承担】

各办公室、教研室、实验室设档案工作联络员一名,凡档案资料收集整理工作任务配档计划中列明由办公室、教研室、实验室为责任科室而未列明具体责任人的,该机构所缺档案资料补充以及所有档案资料提报工作由联络员负责。联络员由各机构相关负责人担任或指定。

第九条:【奖惩办法】

凡因档案工作而在假期、假日加班者,由系部上报加班计划,发放加班费。

因工作拖沓迟延,导致档案无法按学院要求准时移交入库的,对相关科室及人员按照学校和系部有关工作制度处理。

教育科学系

二0一五年三月修订

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