院政发〔2008〕17号
湖南人文科技学院
关于印发《湖南人文科技学院学术交流活动管理办法》的通知
院属各单位、各部门：
经学院研究，现将《湖南人文科技学院学术交流活动管理办法》印发给你们，希认真学习，贯彻执行。
附件：《湖南人文科技学院学术交流活动管理办法》
二○○八年三月二十五日
附：
湖南人文科技学院学术交流活动管理办法
第一条 为了加强我院学术交流活动的管理，鼓励我院各单位和教师进行对外学术交流活动，调动科研积极性，营造良好学术氛围，特制订本办法。
第二条 本办法所管理的学术交流活动为：
1.由我院主办或承办或与院外单位共同主办的国际性学术会议、全国性学术会议和地方性学术会议。
2.我院教师参加在国内外举办的各种学术会议。
3.我院聘请院外专家学者来院作学术报告或合作研究。
4.我院各单位组织的院内学术交流活动。
第三条 上述各种学术交流活动是指：
国际性学术会议：包括在国内外举行、有外国专家学者参加的学术会议(以港、澳、台为主办方的学术交流活动暂并入国际性学术会议)。
全国性学术会议：指经中央和国务院有关部门或全国性学术团体在本国举行，只有本国专家学者参加的学术会议。
地方性学术会议：指经省部有关部门批准或地方性学术团体在国内举行，只有本国专家学者参加的学术会议。
聘请专家学者来院作学术报告：指院外专家学者接受聘请，来我院进行传播科学研究与应用发展的新理论、新方法等信息的学术报告。将受聘专家来院作学术报告分为学院聘请和系部聘请两种类型。
所谓学院聘请是指学院为了办学层次的提高，科研的发展，学位点建设和省级及国家级科研项目的申请等工作聘请的国内外专家学者来院作学术报告的聘请方式。
系部聘请是指系部为了自身学科的建设和学术水平的提高聘请国内外专家学者来院作学术报告的聘请方式。
合作研究：指我院与国内外其他单位共同承担的研究项目，互派专家学者到对方参加研究的项目等。
第四条 我院主办或承办或与院外单位共同主办的学术会议，必须具备下列条件：
1.会议指导思想正确、目的明确，会议主题必须有利于我院科学技术研究、重点学科建设和科技队伍建设。
2.对会议主题所涉及的学科或技术领域，我院必须具有一定的研究基础，即已形成至少3人的学术研究群体，承担有省级以上研究课题，已取得一定数量和质量且有一定影响的研究成果。
3.会议组织健全，且须有我院专家学者进入会议的领导机构或论文评审委员会。
4.会议经费落实。
5.须提供会议背景材料，包括会议主题所属领域近期研究状况、本次会议的目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等。
6.须有我院专家学者提交会议交流的论文(国际性学术会议不少于2篇，全国性学术会议或地方性学术会议不少于5篇)。
7.国际性学术会议必须邀请到国际上该领域的著名专家学者出席，全国性学术会议必须邀请到国内该领域的著名专家学者出席。
第五条 国际性学术会议必须严格按照国家和省有关规定办理报批手续。主办或承办国内学术会议必须取得政府主管部门或学会、研究会的正式批文。
第六条 实行会前申报制度。我院主办或承办学术会议的具体实施单位(系、部、所等)必须于会前至少6个月向学院主管部门提交主办或承办学术会议的申请报告，内容主要包括会议名称、会议主题、会议主办单位、会议时间、会议地点、会议组织机构、会议经费来源说明、会议日程安排、拟到会专家学者名单、我院提交论文情况等，并附政府主管部门(或学会、研究会)或委托单位的批文附件及会议背景材料。
第七条 凡在我院进行的各类学术交流活动，必须坚持勤俭节约的原则，严禁以公款请客送礼、公费游山玩水。
第八条 凡我院主办或承办或与院外单位共同主办的学术会议，原则上应以会养会，应向与会者收取必需的费用用于会议开支。学院提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的院内单位积极向院外单位和组织争取和筹措会议所需经费。
第九条 我院主办或承办或与院外单位共同主办的学术会议，一般情况下学院不提供经费资助。确需学院提供经费资助的，须在提交会议申请报告的同时提交包括详细收支的经费预算报告。学院提供资助的标准为：国际性学术会议不超过2万元，全国性学术会议不超过8000元，具体资助数额及是否资助以学院批复为准。
第十条 实行会后报告制度。凡我院主办或承办或与院外单位共同主办的学术会议结束后，须向学院主管部门提交下列资料：
1.千字以内的会议综述1份。
2.会议资料(包括音、像资料)1套。
3.会议经费决算表1份。
第十一条 我院在职在岗科研人员、教师和管理人员外出参加国内学术会议者，必须做到：
1.会前向院主管部门写出书面申请，经批准后方可参加（自费者除外）。
2.有会议论文录用通知书。
3.经费落实。参加会议所需经费一般应全部在参加者所承担的项目经费中开支。
4.确需学院提供经费资助的，须于会前向主管部门提交书面申请和经费预算，主管部门审查后，报分管院长审批，是否资助以学院批复为准（一般只资助来回路费）。
5.外出参加学术会议者，返校后15天之内须向院主管部门提交1份包括会议简况、有价值的学术信息的书面报告，再由院主管部门审核签字后到财务部门办理经费核销手续。
第十二条 我院在职在岗科研人员、教师和管理人员参加国际性学术会议者，其涉外事项严格按照国家和学院有关规定办理，其余事项按照本办法第十一条执行。
第十三条 学院聘请专家学者来院作学术报告的，其费用(含食宿、用车、讲课费等必需开支)由学院负责；系部聘请专家学者来院作学术报告的，其费用由系部负责。
第十四条 凡我院与院外单位进行的合作研究，其活动经费一律从合作研究的项目经费中支出。
第十五条 学院各专业系应将学术活动的开展纳入本单位年度工作计划。各专业系每学期的学术活动次数不得少于2次，学院全年学术活动次数不得少于50次。凡院内各专业系自行组织的学术讲座（报告）须事前向学院主管部门提交申请，内容主要包括报告题目、主讲人、主办单位、报告时间、地点等。学术讲座结束后一周内应提交简报1份及相应的学术报告资料复印件1份。
第十六条 学院主管学术交流活动的部门为科技处。
第十七条 本办法由院科技处负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起执行。
